La frase che sentiamo più spesso, quando si parla di intelligenza artificiale con un comune, è questa: da noi non la usiamo. È una risposta in buona fede, e nella maggior parte dei casi non è esatta.
Non perché qualcuno nasconda qualcosa. Perché l’intelligenza artificiale, negli uffici, non è entrata con una delibera: è arrivata dentro programmi che l’ente aveva già comprato, e in strumenti che il personale ha aperto per fare più in fretta un lavoro che andava fatto comunque.
Gli obblighi non arrivano: sono già in vigore
Il regolamento europeo sull’intelligenza artificiale non richiede recepimento. Vincola l’ente direttamente, secondo il proprio calendario, e due termini sono già decorsi.
Dal 2 febbraio 2025 valgono il divieto delle pratiche vietate e l’obbligo di alfabetizzazione del personale che usa o gestisce sistemi di IA. Non è formazione generica: è la competenza necessaria a capire cosa fa lo strumento, dove sbaglia e quando non va usato.
Dal 2 agosto 2026 si aggiunge la trasparenza verso i cittadini, sia nell’interazione con un sistema di IA sia nei contenuti che quel sistema produce.
Per un comune piccolo questo non significa costruire l’apparato di un ministero: vale il principio di proporzionalità. Significa poter dimostrare, con documenti datati, di sapere quali strumenti sono in uso, di aver formato chi li usa e di aver scritto le regole.
Dove si nasconde l’IA in un comune
Il censimento è il primo adempimento e anche il più sottovalutato, perché quasi sempre restituisce un elenco più lungo di quello che l’ente si aspettava. Conviene guardare in quattro direzioni.
Nei programmi che avete già acquistato. È il punto che sfugge di più. Un gestionale documentale, un software di protocollo, una piattaforma per gli atti: molti fornitori hanno aggiunto negli aggiornamenti funzioni di sintesi automatica, redazione assistita, ricerca semantica. Non sono state acquistate come “intelligenza artificiale”, ma lo sono — e l’ente ne risponde comunque.
Negli strumenti che il personale apre di propria iniziativa. Un assistente generativo per riscrivere una determina, un traduttore automatico per un atto, un servizio che riassume un capitolato. È comprensibile e spesso è anche utile. È però il punto in cui i dati possono uscire dall’ente senza che sia stata una decisione dell’ente.
Nei servizi rivolti al cittadino. Assistenti virtuali sul sito, risponditori automatici, moduli che suggeriscono le risposte. Spesso li ha installati chi ha realizzato il sito, e non sempre l’ufficio che risponde ai cittadini sa che ci sono.
Nei processi che riguardano le persone. Selezione del personale, valutazione, controlli, graduatorie. Qui la classificazione del rischio conta più che altrove, perché sono gli usi su cui il regolamento è più severo.
Come si fa, in pratica
Un questionario mandato per email raccoglie poco. La ragione è semplice: chi sospetta che dichiarare uno strumento porti a un richiamo tende a non dichiararlo, e il censimento nasce già incompleto.
Funziona meglio andare ufficio per ufficio, dicendo in apertura una cosa che deve essere vera: l’obiettivo è la mappa, non la colpa. Non si sta cercando chi ha sbagliato, si sta costruendo l’elenco che la norma chiede.
Per ogni strumento che emerge servono tre informazioni, e bastano quelle:
- cosa fa — quale attività dell’ufficio tocca, e in quale punto del lavoro;
- su quali dati lavora — se e quando escono dall’ente dati personali o atti non ancora pubblici;
- chi ha deciso di usarlo — l’ente con un atto, il fornitore con un aggiornamento, o la persona che se ne serve.
La terza domanda è quella che di solito riserva le sorprese, ed è anche quella che dice dove intervenire prima.
Cosa resta all’ente quando il censimento è chiuso
Non un elenco in un file, ma cinque cose che si possono mostrare a un controllo: il registro dei sistemi in uso con finalità e referente, la policy interna adottata con atto, le evidenze della formazione erogata, le informative pubblicate sul sito e una checklist per i fornitori — perché senza clausole contrattuali il registro rischia di essere incompleto già il giorno dopo averlo chiuso.
Tutti documenti datati. Davanti a una contestazione o a un danno, la differenza tra un ente diligente e un ente esposto è la presenza di queste date.
Il punto in una riga
Il censimento non serve a scoprire chi ha usato cosa: serve a poter dire, con un documento datato, che cosa c’è negli uffici. E di solito c’è più di quanto si pensasse — motivo per cui conviene guardare adesso, invece di scoprirlo quando la domanda arriva da fuori.
Questa è una nota divulgativa, non un parere professionale. Gli obblighi in materia di intelligenza artificiale discendono dal Regolamento UE 2024/1689 e si applicano agli enti locali secondo il calendario previsto dal regolamento stesso. Per il vostro caso specifico parliamone direttamente.