Quando in un comune si parla della riforma della contabilità, la prima domanda che arriva è quasi sempre la stessa: quale software dovremo prendere? È una domanda comprensibile, ed è la domanda sbagliata da farsi per prima.
Il presupposto tecnico della contabilità accrual non è il programma di contabilità. È lo stato patrimoniale di apertura: il documento che fotografa cosa possiede l’ente nel momento in cui la nuova contabilità parte. E quel documento si costruisce sugli inventari. Se l’inventario non corrisponde alla realtà, il software più costoso del mercato produrrà bilanci sbagliati con grande efficienza.
Perché il tempo è meno di quello che sembra
La riforma porterà gli enti locali ad adottare i principi contabili ITAS, e per i comuni più piccoli è previsto un regime semplificato. Il quadro attuativo è ancora in completamento: perimetro degli enti, tempi di adozione e modalità semplificate di redazione dello stato patrimoniale saranno definiti dai provvedimenti del MEF.
Sembra un buon motivo per aspettare. Non lo è, per una ragione strutturale: l’aggiornamento di un inventario patrimoniale non è un’attività che si comprime aumentando le risorse verso la fine, e il lavoro da fare non cambia con la data.
Un inventario richiede sopralluoghi fisici, recupero di atti e titoli di proprietà, riconciliazione con le scritture contabili, attribuzione di valori e vite utili. Alcune di queste attività dipendono da terzi — il catasto, un notaio, l’archivio di un ente che si è fuso — e i tempi non li decidete voi. È lavoro che si distribuisce su anni, non che si concentra in un trimestre.
C’è poi un aggravante specifico dei comuni piccoli: la sperimentazione riguarda soprattutto gli enti strutturati, che ci arrivano con uffici dedicati. Quando i provvedimenti attuativi definiranno il regime semplificato, quegli enti avranno già provato; i piccoli partiranno da zero, con due persone in ragioneria e lo stesso carico di adempimenti ordinari di sempre.
La prima mossa: misurare la distanza
Prima di pianificare qualunque cosa serve un numero: quanto dista l’inventario attuale dalla realtà? È una domanda a cui si può rispondere in poche settimane, e la risposta determina tutto il resto del calendario.
Concretamente si guardano quattro cose.
Quando è stato aggiornato l’ultima volta. Non la data dell’ultimo file salvato: l’ultima volta in cui qualcuno ha verificato fisicamente che i beni elencati esistessero e che quelli esistenti fossero elencati. In molti enti la risposta è l’ultima ricognizione straordinaria, e spesso quella ricognizione non è mai stata chiusa.
Quanto si discosta dal bilancio. Il valore dei beni iscritti a inventario e quello che risulta dalle scritture contabili dovrebbero parlarsi. Quando non si parlano, la differenza è la misura del lavoro che manca.
Quali informazioni mancano per la valutazione. Un inventario nato per finalità di consegna ai responsabili contiene descrizione e ubicazione. Per la contabilità accrual servono anche data di acquisizione, valore iniziale, vita utile e criterio di ammortamento. Se quelle colonne sono vuote, non è un inventario da aggiornare: è un inventario da riscrivere.
Cosa non è entrato. Le categorie che tipicamente restano fuori sono ricorrenti: strade e reti, beni ricevuti in donazione o per successione, immobili acquisiti da enti soppressi, opere realizzate con finanziamenti vincolati e non contabilizzate come patrimonio.
Cosa fare con quel numero
Dalla distanza misurata escono due cose: un ordine di priorità e un cronoprogramma. L’ordine non è alfabetico né catastale — si parte dalle categorie che pesano più sul patrimonio e da quelle che richiedono terzi, perché sono quelle che possono bloccare tutto il resto. Il cronoprogramma distribuisce il lavoro sugli anni che restano, con obiettivi annuali che si possono verificare.
Serve anche mettere in conto una cosa che non è tecnica: la formazione del personale. La partita doppia e la competenza economica non fanno parte del bagaglio abituale di un ufficio ragioneria comunale, abituato alla contabilità finanziaria. Se il percorso arriva alla scadenza con gli inventari in ordine ma senza personale in grado di tenere le scritture economico-patrimoniali, il problema è stato spostato, non risolto.
Il punto in una riga
Chi comincia scegliendo il gestionale sta risolvendo il problema sbagliato. La prima attività utile costa poco e si fa adesso: aprire l’inventario, guardare quanto è distante dalla realtà, e da quel numero costruire il calendario.
Questa è una nota divulgativa, non un parere professionale: il quadro normativo è in evoluzione e i decreti attuativi sul regime semplificato definiranno alcuni aspetti rilevanti. Per il vostro caso specifico parliamone direttamente.